Der neue Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven im Kanton Zürich richtet sich an die Verantwortlichen für Informationsverwaltung und Archiv in den Gemeinden. «Gemeinden» sind politische Gemeinden, aber auch Kirchgemeinden, Schulgemeinden und Zweckverbände. Alle diese Körperschaften sind gemäss kantonalem Archivgesetz dazu verpflichtet, ihre eigenen Archive zu führen. Das Staatsarchiv unterstützt sie in dieser Aufgabe.

In knapper Form und modernem Layout hält nun ein neuer Leitfaden die wichtigsten Grundlagen der Informationsverwaltung und Archivierung fest. Er unterstützt die Verantwortlichen für die Gemeindearchive dabei, ihre Informationsverwaltung und ihre Archive nach modernen Grundsätzen aufzubauen, zu betreuen sowie Arbeiten Dritter anzuleiten. Themen des Leitfadens sind der Lebenszyklus von Unterlagen – vom Schreibtisch bis ins Archiv –, die Herausforderungen der digitalen Informationsverwaltung und die Aktenführung in Milizbehörden. Auch Fragen nach der fachgerechten Aufbewahrung von Unterlagen oder zum Umgang mit Personendaten werden darin in knapper Form beantwortet.

Der Leitfaden wurde in einer breiten Vernehmlassung von Gemeinden, Verbänden und Archivfachleuten sehr begrüsst. Dies zeigt, dass eine knappe und an der Praxis orientierte Anleitung für die Informationsverwaltung einem Bedürfnis der Gemeinden entspricht.

Der Leitfaden kann auch in Vereinsarchiven oder für den Privatgebrauch von Nutzen sein.

Gedruckte Exemplare des Leitfadens können unter der Adresse staatsarchivzh@ji.zh.ch bestellt werden (Kosten: 20 Franken).

Weitere Informationen finden Sie hier.

(Medienmitteilung der Direktion der Justiz und des Innern)